Na dnevnoj bazi, stotine informacija se u svakoj firmi proizvedu i razmjenjuju kako interno između zaposlenika tako i eksterno, sa vanjskim okruženjem.
Protok dokumenata i informacija u kompaniji je ključan za uspješno poslovanje.
Većina ovih informacija se evidentira na papiru zbog toga savremeno poslovanje podrazumijeva sve veću količinu dokumenata. Posljednje statistike pokazuju da se godišnje, u prosjeku, broj dokumenata duplira, a da svaki zaposleni gubi najmanje dva sata dnevno, zbog nesređene ili neažurirane dokumentacije, te da se i pored toga svaki četrnaesti dokument zagubi.
Upravljanje poslovnim informacijama i dokumentima predstavlja izazovan zadatak za svaku organizaciju.
Iako je to administrativno trošak veći problem predstavlja RIZIK DRŽANJA PAPIRNE ARHIVE.
Papirni dokumenti su vrlo su osjetljivi na vatru, vlagu i štetočine; čak Vas može koštati u milionima ako se neki Vaš dokument ukrade, izgubi ili zloupotrijebi!
A da ne pričamo o tome kada Vam hitno treba neka faktura, ugovor ili rješenje pa sate i dane provedete pretražujući police i registratore.
Čak i za dokumente koji se nužno moraju čuvati u papirnoj formi bezbjedniji je eletronski protokol, kako za brzu pretragu lokacije dokumenta tako i za back-up u slučaju nesreće.
Želite li minimizirati teret svojih evidencija na papirnim dokumentima?
Potreban Vam je elektronski sistem za upravljanje dokumentima (engl. Document Management System).
Uvođenjem u organizaciju sistema za upravljanje dokumentima zauvjek se staje na put mukotrpnim pretragama registratora, polica i naslaganih fascikli po stolovima.
Sistem za upravljanje dokumentima omogućava izradu, obradu, pretragu, arhiviranje i zaštitu elektronskih i papirnih dokumenata.
Korištenjem sistema za upravljanje dokumentima štedi se vrijeme, prostor i novac.
Imel Document Management System
ImelDMS je jednostavno i pristupačno softversko rješenje za upravljanje dokumentima, koje pomaže organizacijama u planiranju, organizovanju, upravljanju i praćenju dokumenata i informacija. Ovaj sistem je integralni dio ImelBIS ERP -a, ali može se koristiti i kao samostalna aplikacija. Kompatibilan je i sa drugim aplikacijama, naročito je ukomponovan sa ImelHR.
Sistem za upravljanje dokumentima ImelDMS omogućava izradu, obradu, pretragu, arhiviranje i zaštitu elektronskih i papirnih dokumenata. Ovo softversko rješenje pomaže organizaciji da pojednostavi svoj postupak upravljanja dokumentima.
Zahvaljujući ImelDMS-u kompletan životni ciklus nekog dokumenta može se održati elektronski. Životni ciklus dokumenta koji polazi od trenutka kada on nastane u računaru, odloži u DMS gdje se preko slanja i dijeljenja sa kolegama, kupcima ili klijentima, obrađuje i završava u trenutku kada se pohrani u digitalni arhiv.
ImelDMS je digitalni arhiv gdje možemo trajno pohraniti sve naše važne dokumente, sigurno i povjerljivo.
Dizajniran i kreiran tako da se jednostavno može proširiti sa dodatnim funkcionalnostima kada se za tim ukaže potreba da li zahtjevana od strane korisnika ili nametnuta zakonskim putem.
Sva dokumentacija koja se odnosi na zaposlenike smještena je na jednom mjestu u DMS (rješenje, uvjerenja, lični dokumenti i sl.)
Jednostavnost ImelDMS sistema se ogleda i u finansijskom dijelu ImelBIS kod kreiranja, protokolisanja i štampe izvoda otvorenih stavki, pregleda svih ulaznih računa u PDF formi i sl.
Ko može koristiti ImelDMS?
Sistem je namijenjen kako za realni i javni sektor tako i za organe javne uprave i sudove kako bi razina upravljanja dokumentima i izvorima informacija, koja je “prijeko potrebna”, bila adekvatna, efikasna i sigurna. Primjenjuje se u:
– Malim, srednjim i velikim preduzećima.
– Preduzećima koja imaju problema sa arhiviranjem i distribucijom dokumentacije.
– Preduzećima koja imaju problema sa gubitkom i oštećenjem dokumenata. Posljednje statistike pokazuju da se godišnje broj dokumenata duplira, a da svaki zaposlenik gubi najmanje 2 sata dnevno, zbog nesređene ili neažurirane dokumentacije, te da se i pored toga svaki četrnaesti dokument zagubi.
DMS sistem je potreban svim preduzećima nezavisno od njihove veličine i nezavisno od prirode posla.
Mogućnosti IMEL Document Management System-a
Efektivnu organizaciju i klasifikaciju dokumenata
– Formiranje elektronskog protokola
– Automatizovanu distribuciju i razmjenu dokumenata
– Brzo pronalaženje dokumenata – centralizovanu arhivu
– Elektronsko organizovanje papirne arhive po zakonskoj regulativi
– Efikasno praćenje verzija i revizija dokumenata
– Prava pristupa dokumentaciji – bezbjednost
– Menadžment radnih tokova i poslovnih procesa
– Automatizovano protokolisanje dokumenata
– Objavljivanje podataka na uvid zaposlenima putem elektronskih oglasnih tabli
– Usklađenost sa standardima (ISO).
Prednosti ImelDMS-a u odnosu na ostale sisteme za upravljanje dokumentima
Implementacijom sistema za upravljanje dokumentima kompanije mogu očekivati benefite:
• jednostavnije kreiranje dokumenata unutar organizacije
• vrijeme za pretragu dokumenata značajno se smanjuje i štedi
• brža distribucija dokumenata
• bolja saradnja između timova i službi
• bolje upravljanje elektronskim i fizičkim prostorom
• nema bespotrebnih kopija dokumenta
• manja mogućnost pogrešaka te povećavna efikasnosti i produktivnost
• veća sigurnost dokumenata
• originalna verzija se uvijek nalazi na pravom mjestu i dostupna u pravo vrijeme
• arhiviranje je usklađeno sa zakonskom regulativom
• potpuno kompatibilnim sa zahtjevima sistema kvaliteta prema standardima serije ISO 9000 i 27000.
• viši nivo upotrebe znanja organizacije
Investicija u sistem za upravljanje dokumentima se može isplatiti već u prvih godinu dana korištenja. Troškovi rada sa dokumentacijom unutar kompanije se značajno smanjuju, procesi se optimizuju, prostori korišteni za smještaj arhive oslobađaju, štedi vrijeme pronalaženja dokumenata, onemogućava se njihovo gubljenje, a tekuća verzija se uvijek nalazi na pravom mjestu u pravo vrijeme.
